“Nhắc đến quy trình, rất nhiều trong số chúng ta dị ứng. Chúng ta hình dung trong đầu, chúng là một mớ giấy tờ rối rắm lắng ngoằng, không làm được gì ngoài việc rút cạn thời gian của chúng ta. Đã thế quá nhiều điều tiếng xấu vì “đã thực hiện đúng quy trình” của quan chức nhà nước. Vô khối những lần, quy trình chỉ là thủ tục phải thực hiện cho nó xong đi, còn công việc thực tế chả liên quan. Chả thế mà có nhiều doanh nghiệp xây dựng hẳn một đơn vị chuyên trách face hồ sơ biểu mẫu cho đúng quy trình.
Nhưng nghịch lý là, doanh nghiệp càng lớn, càng thành công trên thương trường càng có quy trình đầy đủ và quy củ. Các bạn cứ để ý mà xem chả có doanh nghiệp bé phọt phẹt nào lại đi xây dựng quy trình ISO hoặc CMMi cả.
Chúng ta có thể hình dung là, khi còn là lũ trẻ con. Chúng ta không có nếp sống cho bản thân, không có nhiều nguyên tắc và quy củ, không có các thói quen tích cực và cũng không phải chịu trách nhiệm với cái gì. Mọi thứ chỉ bắt đầu phức tạp khi ta lớn lên. Ta phải chịu nhiều trách nhiệm hơn, làm nhiều việc phức tạp hơn đòi hỏi ta phải xây dựng quanh mình các thói quen, các kỉ luật để thực hiện tốt tất cả các nhiệm vụ đó. Vậy là, trách nhiệm đo sự trưởng thành của cá nhân, còn quy trình phản ánh sự trưởng thành của tổ chức. Trách nhiệm làm ta mệt mỏi và quy trình cũng vậy. Nhưng rõ ràng là, nếu không có chúng, chúng ta không thể trưởng thành. Bất kì cái gì cũng có mặt trái của nó, kể cả sự trưởng thành. Nhưng trưởng thành là tất yếu của cá nhân và doanh nghiệp cũng thế. Nếu ta không lớn lên thì tức là ta đang chết đi.
Kể ra thì DEHA của chúng ta may mắn. Một số doanh nghiệp mà tôi đã từng làm việc với có một bất hạnh kinh khủng, đó là quy trình định hình chậm hơn sự trưởng thành của doanh nghiệp. Nói nôm na là, doanh nghiệp đã trở nên to tổ bố rồi, mà chưa có quy trình giúp quản trị. Đến khi đưa quy trình vào thì gặp rất nhiều trở ngại vì các hoạt động đã thực hiện theo những thói quen, mà nhiều trong số đó là thói quen không tốt. Khi đã quen thì rất khó sửa, đâm ra qui trình chắp vá và lủng củng.
Chưa đến 1 năm sau khi thành lập, DEHA đã đầu tư xây dựng quy trình. Lúc đó, công ty chỉ có vài mống ngồi trong một cái xó nhỏ ở Duy Tân, chả ai biết cần quy trình để làm gì, thế nhưng anh em quyết tâm lắm, bỏ hẳn gần 100 triệu (một khoản tiền lớn với công ty lúc bấy giờ) để thuê tư vấn về viết quy trình, đặt tên là DEPRO hẳn hoi. Lúc đấy nhóm viết có Chung ch*a, Quỳnh chủ tịch, là hai “dev” chính của công ty thời bấy giờ. Viết ngày không đủ, viết cả ban đêm. Những tài liệu nhỏ nhoi hồi đó viết, chính là viên gạch đầu tiên cho hệ thống vận hành của DEHA. DEHA được phân chia thành phòng ban hẳn hoi, có chức năng, nhiệm vụ, vai trò, có quy trình thực hiện dự án.
Sau đó ít năm thì chúng ta có bộ phận DOPI và nhanh chóng hoàn thành 2 chứng chỉ ISO 27000 và 90001. Vào thời điểm đó, chúng tôi đều tự thầm ao ước có được chứng chỉ CMMi. CMMi là chứng chỉ sáng giá bậc nhất trong ngành IT, chứng tỏ sự phát triển đáng kể của trình độ quản trị, chứng chỉ mà khách hàng của chúng ta phải ngước mắt lên nhìn. Phải nói rằng ai cũng thèm có CMMi nhưng không phải ai cũng dám có nó. Một phần vì chi phí không hề rẻ, phần khác quan trọng hơn là các yêu cầu của tiêu chuẩn vô cùng phức tạp, chưa kể yêu cầu về ngôn ngữ khi làm việc và biên soạn tài liệu bằng tiếng Tây. Hồi đó, việc có CMMi có lẽ chỉ là một giấc mơ xa. Nhưng từ lúc đó, chúng tôi đã âm thầm chuẩn bị, bắt đầu từ con người và tài chính. Đại khái có thể hiểu là, gió tầng nào mây tầng đó, trình độ của tổ chức phải đến một ngưỡng nào đó, con người, nhất là các TC phải đến một trình độ nhất định nào đó thì mới làm việc với CMMi được.
Rón rén lắm đến cuối năm 2021, trong cuộc họp tổng kết năm và lập kế hoạch năm 2022, vấn đề mới được lật lại. Dù đã suy tính và chuẩn bị từ một năm trước nhưng lúc đó vẫn thấy vấn đề vô cùng thách thức. Tuy tôi thì thấy thách thức, nhưng còn anh em thì máu me lắm, lúc đó có ý kiến cho rằng cần làm CMMI trong … 3 tháng thôi. Máu lên thì như thế, nhưng khi tham khảo ý kiến các bên, tham khảo đối tác và bạn bè thì thấy việc lấy chứng chỉ trong 8 tháng đã là nhanh lắm rồi. Cuối cùng, chúng tôi cũng chốt vấn đề, lên kế hoạch, cấp kinh phí, đặt OKRs, giao nhiệm vụ và tiến lên.
Hôm nay, chúng ta đều biết rằng DEHA mình vừa có được chứng chỉ này. Quá trình triển khai và đánh giá chứng chỉ của DEHA diễn ra thuận lợi và đúng kế hoạch từ đầu chí cuối. Hiện nay, CMMi chưa phủ hết tất cả các dự án DEHA nhưng so với những gì đã vượt qua, việc phủ hết các dự án chỉ là vấn đề khi nào mà thôi. Đến giờ phút này, đội ngũ triển khai quy trình cho DEHA có thể ăn mừng được rồi. Thời gian qua thật là vất vả.
Giờ đây, chúng ta có thể tự hào nói rằng, DEHA của chúng ta đã có một bước tiến dài về trình độ, năng lực. Chúng ta đã có thể làm những dự án phức tạp, thỏa mãn những yêu cầu khắt khe của một bộ tiêu chuẩn quốc tế khó nhằn bậc nhất. Được làm việc dưới những yêu cầu tiêu chuẩn như vậy, chắc chắn chúng ta cũng sẽ trưởng thành đáng kể về năng lực. Hơn thế nữa, CMMi làm thay đổi vị thế của chúng ta trong mắt khách hàng, cũng như làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm.
Như tôi đã nói, sự trưởng thành của quy trình phản ánh sự trưởng thành về trình độ quản trị của doanh nghiệp. Trên con đường phát triển của mình, quy trình của công ty chắc chắn sẽ còn nhiều cải thiện, quy trình của chúng ta sẽ thỏa mãn nhiều tiêu chuẩn phức tạp hơn, tạo bệ đỡ chắc chắn cho DEHA phát triển. Mặc dù, quy trình có mặt trái rõ ràng của nó, nhưng tôi nghĩ rằng, với tư cách là những người cầu thị, luôn muốn làm việc ngày một tốt hơn, chúng ta không thể coi quy trình là trở ngại được. Chúng ta sẽ dựa vào nền tảng quy trình rồi cùng thay đổi cải tiến nó để nó thực sự hữu dụng trong đời sống công việc của ta.”
