Productivity là gì?
Productivity (năng suất cá nhân) là khả năng hoàn thành một công việc/nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh lịch làm việc của mình phù hợp với khả năng của bản thân. Năng suất làm việc cao, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn, làm được nhiều việc hơn, có thể quản lý nhiều dự án hơn.
Với productivity tốt, bạn hoàn thành công việc đúng giờ, có thể dành thêm thời gian cho bản thân, gia đình và bạn bè. Trường hợp ngược lại, bạn cần làm việc lâu hơn so với thông thường, thời gian cho những người xung quanh và cho chính bạn cũng giảm đáng kể.
Vì sao productivity quan trọng?
Làm việc có năng suất khiến chúng ta thoải mái và sống hạnh phúc hơn. Bởi bạn có thể làm tốt công việc của mình nhưng đồng thời cũng có thêm thời gian cho cuộc sống. Những người có productivity cao thường sẽ kiểm soát được khối lượng công việc trong ngày và hoàn thành chúng. Sau đó, họ dành thời gian còn lại để phát triển bản thân, gắn kết mối quan hệ xã hội, giải trí.
Không chỉ vậy, khi năng suất làm việc tốt, bạn có thể dễ dàng đạt được mục tiêu đã đặt ra. Bởi bạn luôn biết cách và có thể làm tốt những công việc đã được giao và đích đến cần đạt được.
Những người có năng suất cá nhân cao ít rơi vào trạng thái overthink, bởi họ biết kiểm soát cảm xúc, cân bằng công việc và cuộc sống. Thay vì suy nghĩ tiêu cực, họ dành thời gian để đưa ra cách thức tốt nhất để hoàn thành công việc.
2 bước đo lường năng suất bản thân
Việc đo lường năng suất bản thân giúp bạn đánh giá khả năng, từ đó có sự điều chỉnh để đạt được kết quả tốt nhất khi làm việc. Vậy 2 bước để tính toán productivity là gì?
Đong đếm thời gian
Cách đơn giản nhưng cũng quan trọng nhất để đo lường năng suất bản thân: theo dõi thời gian hoàn thành công việc. Bạn có thể ghi chú thời gian bắt đầu và kết thúc công việc vào sổ tay hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý như Notion.
Hãy theo dõi những việc bạn làm trong từng khung giờ và hiệu quả/hoàn thành của chúng. Chẳng hạn, bạn được quản lý dự án phân công làm 3 nhiệm vụ trong ngày. Hãy đánh dấu lại thời gian bạn bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ đó. Nếu mỗi nhiệm vụ cần thực hiện theo từng bước, bạn cũng có thể ghi chú thời gian hoàn tất mỗi bước này.
Đo lường kết quả
Bước tiếp theo để đo lường năng suất cá nhân là đo lường kết quả. Bên cạnh theo dõi thời gian làm việc, bạn hãy ghi chút mức độ hoàn thành (Đạt/ Không đạt hoặc Hoàn thành/ Không hoàn thành).
Trường hợp không hoàn thành/không đạt, bạn nên ghi rõ lý do, yếu tố nào khiến bạn không thể hoàn tất nhiệm vụ. Ghi chú càng chi tiết, bạn càng dễ theo dõi vấn đề mình đang gặp phải và những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất xử lý công việc.
Để đánh giá, bạn có thể tính tỷ lệ dựa trên lượng công việc đã hoàn thành/tổng số những đầu việc cần làm. Chẳng hạn, bạn đã hoàn thành 2 trên 3 công việc được giao, hiệu suất công việc của bạn ở khoảng 66.67%.
Một cách tính khác để đo lường hiệu suất công việc, tính tỷ lệ theo thời gian làm việc hiệu quả. Ví dụ, thời gian bạn bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ hằng ngày là 8 giờ đến 17 giờ (9 tiếng). Trong đó, thời gian bạn thực sự tập trung vào làm việc (dựa trên số liệu đã ghi chú) là 5 giờ, tỷ lệ năng suất của bạn là khoảng 55.56%.
3 cách cải thiện năng suất bản thân
Sau khi đo lường năng suất, bạn có thể đánh giá sơ lược về việc mình đang làm việc có thực sự hiệu quả hay không. Trường hợp muốn cải thiện năng suất bản thân, bạn có thể tham khảo một trong 3 cách sau:
Time-blocking
Dựa trên số liệu đã thống kê khi đo lường năng suất, bạn sẽ nhận ra mình làm việc tốt hơn vào thời điểm nào trong ngày. Một số người có thể phát huy tốt những ưu điểm của mình vào buổi sáng. Số khác lại tập trung hơn, sáng tạo hơn khi làm việc vào buổi chiều, tối hoặc đêm.
Ở khoảng thời gian nào, bạn làm gì sẽ đem đến hiệu quả tốt? Ví dụ, với bạn, buổi sáng tập trung tốt hơn, hãy sắp xếp xử lý những công việc đòi hỏi sáng tạo, tính chính xác cao. Buổi chiều bạn thường cảm thấy mệt mỏi, uể oải, thay vì cố gắng xem danh sách, thống kê số liệu, hãy xếp lịch làm việc với nhóm, họp trao đổi, đánh giá và đưa ý kiến.
Quy luật đá lớn, hòn sỏi và đất cát
Quy luật này có nghĩa là, hãy ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng, cần gấp, mức độ khó cao hơn trước. Tiếp đến, xử lý những nhiệm vụ ít quan trọng hơn và chưa cần gấp.
Khi đã hoàn tất những công việc có mức độ khó cao, bạn sẽ có thêm động lực để hoàn thành những công việc còn lại. Nhờ cách sắp xếp này, bạn hạn chế dần sự trì hoãn và cải thiện năng suất đáng kể.
Lên kế hoạch công việc trong ngày
Thay vì “lao” ngay vào và giải quyết công việc, bạn nên lế kế hoạch làm việc trong ngày. Mỗi buổi sáng, hãy dành ra từ 5 – 10 phút để sắp xếp công việc. Hãy ghi ra tất cả những nhiệm vụ cần phải làm trong ngày và ghi chú rõ theo 4 cấp độ.
- Gấp – Quan Trọng
- Không gấp – Quan Trọng
- Gấp – Không Quan Trọng
- Không Gấp – Không Quan Trọng
Sau đó, bạn có thể lên lịch để giải quyết công việc theo thứ tự 1 – 2 – 3 – 4 như trên. Với bước này, bạn sẽ xác định được thứ tự xử lý công việc, tránh rơi vào tình trang đang làm việc này phát hiện việc khác cần xử lý, phải bỏ giữa chừng. Đồng thời, bạn nên xác định mục tiêu trong ngày để có động lực phấn đấu.
Cuối ngày, đừng quên dành vài phút, xem lại kế hoạch đã đặt ra và đo lường năng suất cá nhân. Như vậy, bạn có thể đánh giá mức độ hoàn thành, hiệu suất công việc cũng như định hình được công việc cho ngày hôm sau.
Thông qua bài viết, hy vọng rằng bạn đã hiểu khái niệm productivity là gì. Bạn có thể đo lường năng suất cá nhân bằng thời gian hoặc kết quả. Ngoài ra, để cải thiện năng suất, hãy tham khảo 3 cách và áp dụng, làm việc đạt kết quả tốt nhất.
<Tài liệu tham khảo: Sau giờ hành chính>
