Các lỗi thường gặp trong cải tiến bao gồm: Xác định sai vấn đề, tìm lý do thay vì tìm nguyên nhân, thiếu đo đạc và đánh giá, thiếu sự tập trung và kỉ luật thực hiện. Bài viết này sẽ giới thiệu một số định nghĩa để giúp ta tránh việc tìm sai vấn đề và không tìm được nguyên nhân.
Về vấn đề
Vấn đề: Vấn đề có thể là điều không mong muốn, sự thất bại hoặc sự đe dọa.
Điều không mong muốn là những kết quả xẩy ra trong quá khứ mà không đạt được kì vọng. Kì vọng có thể được thể hiện ở một kế hoạch, một chỉ tiêu, một tiêu chuẩn gọi là kì vọng rõ ràng. Kì vọng có thể được ngầm hiểu bởi các bên liên quan gọi là kì vọng ẩn, kì vọng ngầm. Kì vọng chỉ được hiểu bởi một hoặc vài bên riêng rẽ mà không được chấp nhận hoặc được hiểu bởi các bên khác gọi là kì vọng không hợp lí.
Sự thất bại hoặc sự cố lại có hàm nghĩa rất giống nhau. Sự thất bại hay thường được gọi là sự cố đến từ những điều không mong muốn đối với các kì vọng rõ ràng. Sự thất bại hoặc sự cố thường không được xem là sự cố thực sự nếu đến từ những kì vọng ngầm hoặc kì vọng ẩn.
Sự đe dọa không phải là một sự cố hoặc một thất bại. Sự đe dọa không trực tiếp tạo ra các kết quả mà chỉ làm tăng nguy cơ xẩy ra sự cố hoặc sự thất bại. Vậy có thể hiểu, Sự đe dọa là những hành vi làm tăng nguy cơ xẩy ra sự cố hoặc sự thất bại.
Mức độ de dọa có thể là khác nhau. Thông thường, người ta xếp loại đe nghiêm trọng đối với các sự cố hoặc sự thất bại mà có hậu quả nghiêm trọng (tổn thất về tài sản, tính mạng, sức khỏe, an ninh, an toàn, sự tin cậy…).
Về hiện tượng.
Động từ hành động là một động từ mà khi xuất hiện, nó đòi hỏi phải có chủ thể và đối tượng mà không cần có liên từ hoặc giới từ nào khác giữa chúng.
Ví dụ 1: Tôi nhấn phím enter. Nhấn phím enter là một động từ hành động.
Ví dụ 2: Tôi nghĩ rằng/về màu xanh. Nghĩ không phải là một động từ hành động, dù nghĩ có thể xem là một “hành động” nhưng trong tình huống này, nghĩ chỉ là một trạng thái của tâm trí, nó không trực tiếp tác động vào các đối tượng hoặc khách thể nào để tạo ra kết quả trực tiếp. Các động từ tâm trí thường cần liên từ hoặc giới từ nối nó với đối tượng
Hiện tượng là những điều đã xẩy ra trong hiện thực khách quan.
Để mô tả một hiện tượng, ta có thể sử dụng một dãy các phát biểu sử dụng Động từ hành động khách quan mô tả quá trình hình thành cho đến lúc kết thúc của hiện tượng theo trình tự, thường là trình tự thời gian.
Một mô tả được xem là rõ ràng (Mô tả rõ ràng) nếu các phát biểu của nó đều có bằng chứng.
Bằng chứng là thông tin, dữ liệu, hiện vật, thực thể được tạo ra trực tiếp bởi các hành động. Bằng chứng vững chắc là bằng chứng không hoặc rất khó bị chỉnh sửa hoặc thay đổi sau khi được tạo ra.
Mô tả hiện tượng tốt là mô tả dự trên các bằng chứng vững chắc.
Nguyên nhân của một vấn đề là chuỗi các hiện tượng dẫn đến xuất hiện vấn đề.
Lý do của một vấn đề có thể là nguyên nhân hoặc nhận định chủ quan khiến cho vấn đề xuất hiện.
Giải pháp là chuỗi các hành vi nhằm làm giảm hậu quả. Giải pháp tốt là giải pháp khiến cho hậu quả giảm. Giải pháp tốt nhất là giải pháp khiến hậu quả thấp nhất so với các giải pháp khác. Giải pháp triệt để là giải pháp khiến cho hậu quả về không. Giải pháp gốc rễ là giải pháp khiến cho hậu quả không bao giờ xẩy ra trong tương lai.
Muốn cải tiến, ta phải đi tìm nguyên nhân.
Về đo đạc
Có hai loại phép đo chính là phép đo hành động và phép đo kết quả.
Phép đo hành động phản ánh sự kỉ luật, mức độ bám sát mục tiêu. Phép đo hành động có thể là tiến độ công việc hoặc các kết quả của hành động theo ngày. Ví dụ như số lượng dòng code thực hiện được hoặc số lượng DFP theo ngày. Lưu ý phép đo hành động tốt nhất là theo ngày, tệ nhất là theo tuần nhưng không thể theo tháng hoặc lâu hơn 1 tuần.
Phép đo kết quả phản ánh sự thành công, mức độ hoàn thành mục tiêu. Các phép đo hành động thường phản ánh kết quả sau vài tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng quí. Các phép đo cần thời gian dài hơn tháng thường gây mất tập trung và mức độ tin cậy có thể thấp do chịu nhiều sự tác động từ các yếu tố hoàn cảnh hơn là do chính hành động của chúng ta. Ví dụ về phép đo kết quả có thể là: số lượng bug của khách hàng hoặc số lượng tính năng được triển khai mới. Trong một số hoàn cảnh, thậm chí có thể đo mức độ xuất hiện của các vấn đề tương tự.
Muốn đánh giá sự hiệu quả của cải tiến, phải đo đạc.
Trên đây là những khái niệm cơ bản nhất để thực hiện cải tiến. Cải tiến là một hoạt động rất cơ bản, vì thế nó đòi hỏi những người thực hiện cải tiến nắm những nội dung rất cơ bản và thực hiện một cách vô cùng kỉ luật.
